2020 – Digitalisering van de facturen

In 2020 zette de FOD nieuwe stappen in de digitalisering van de facturatie. En dit zowel voor inkomende als voor uitgaande facturen. 

Inkomende facturen 

Nadat er producten, diensten of werken geleverd zijn aan de FOD volgt uiteraard de factuur van de leverancier in kwestie. Traditioneel komt die factuur op papier, via de post. De laatste jaren is er echter een gestage digitalisering van dit proces waarbij de factuur als bijlage bij een e-mail verstuurd wordt. 

In 2020 werd in de FOD de stap gezet naar de “échte” efactuur, namelijk een XMLfactuur die voldoet aan PEPPOL, een Europese norm, én die aangeleverd wordt volgens de PEPPOL-afspraken. In het begin van het jaar kregen maar liefst 167 leveranciers van de FOD een email om hen aan te sporen voortaan gebruik te maken van die efactuur. En die campagne werd nog eens herhaald in het najaar. 

Timothy van de cel Vereffeningen licht de voordelen toe: “Niet alleen wordt er papier uitgespaard, uiteraard is er minder marge voor menselijke fouten als facturen en creditnota’s ons op deze manier bereiken, want de gegevens worden automatisch opgeladen in ons boekhoudprogramma. Dit hielp bovendien om tijdens de coronacrisis onze facturen nog sneller te betalen dan gewoonlijk, om ondernemingen te ondersteunen. We zijn dan ook dankbaar voor de hulp van de collega’s bij de dienst Begroting en Uitgavenbeheer en bij de dienst Boekhouding om de leveranciersgegevens aan te vullen in dat boekhoudprogramma.” 

Arzu en Hao, die de cel Vereffeningen coördineren, blikken tevreden terug: “In 2019 waren slechts 5 % van onze leveranciersfacturen elektronische facturen. Begin 2021 stellen we een grote stijging vast, tot meer dan 30 %. En we blijven ons inzetten om dit cijfer nog verder op te krikken.” 

Uitgaande facturen en betalingsuitnodigingen 

De FOD stuurt zelf ook facturen (betaling na de prestatie) en betalingsuitnodigingen (bij voorafbetalingen) naar haar klanten (burgers, bedrijven, gemeentebesturen, …). Vele betalingsuitnodigingen werden begin 2020 reeds digitaal naar de klant gestuurd. Voor de uitgaande facturen was dat nog niet het geval, die werden nog met de post verstuurd. 

Tina, die verantwoordelijk is voor de dienst Ontvangsten, geeft aan dat de dienst in 2020 contact heeft opgenomen met de meest frequent gefactureerde klanten met de vraag om over te schakelen op digitale facturatie: “We stelden die klanten voor ons hun emailadres te bezorgen waarnaar voortaan facturen als pdfbestand verstuurd kunnen worden.” 

Tina’s collega’s Carine, Diana, Isabelle en Tineke deden een knappe inspanning om al die emailadressen in het boekhoudprogramma te koppelen aan de juiste klant. Zij zien zelf ook de voordelen: “Door minder en minder facturen en betalingsuitnodigingen op papier te versturen dragen we ons steentje bij aan een meer duurzame FOD. Vele klanten waren trouwens vragende partij én het maakt ook het werk een beetje lichter voor de collega’s in de cel Post & Copy bij de dienst Logistiek. Zo plukken ook zij de vruchten van die vele sensibiliseringsbrieven aan klanten die zij voor ons verstuurden!” 

Het voorlopige resultaat van al die inspanningen in 2020? Van de 1748 klanten die gecontacteerd werden, stapten intussen bijna de helft over op digitale facturatie. 

En wat brengt de (nabije) toekomst? 

De FOD blijft zoeken naar verbetering en digitalisering en gaat hier actief naar op zoek voor wat betreft de facturatie. Twee voorbeelden illustreren dit: 

• De FOD werkt samen met de FOD Beleid en Ondersteuning aan de implementatie van PEPPOL voor uitgaande facturen. De oplevering hiervan is gepland tegen eind 2021. 

• In 2021 worden de mogelijkheden voor het invoeren van elektronische aangetekende zendingen geëvalueerd. 

En zodoende zal de FOD eind 2021 weer een stapje dichter zijn bij een volledige digitale facturatie!