2019 – COLLECT, het nieuwe systeem dat alle financiële gegevens bundelt en online betalen mogelijk maakt

Begin dit jaar maakte de FOD Mobiliteit en Vervoer kennis met een nieuwe toepassing: COLLECT. Dit systeem maakt het mogelijk om betalingsaanvragen te verzamelen, online te betalen en houdt rekening met het Only Once–principe voor het inwinnen van de klantgegevens. Deze toepassing is het resultaat van een samenwerking tussen de dienst Ontvangsten en de dienst ICT en faciliteert in sterke mate het werk tussen de klanten van de FOD, de medewerkers van de operationele diensten en van de dienst Ontvangsten. 

COLLECT voor een efficiënter en digitaal beheer  

De FOD Mobiliteit en Vervoer wil zijn dienstverlening aan de klant voortdurend verbeteren. Met dit in het achterhoofd hebben we een systeem ontwikkeld dat een beter beheer van de ontvangsten mogelijk maakt.   

Met COLLECT wordt er een directe verbinding gemaakt tussen het Rijksregister en de Kruispuntbank van Ondernemingen om de correcte klantengegevens te verkrijgen. In de COLLECT-toepassing wordt de rapportering gecentraliseerd en de operationele diensten kunnen de maandelijkse facturatierapporten raadplegen en hebben een rechtstreeks overzicht van de klanten die na twee herinneringen nog niet hebben betaald.  

Tevoren moesten de operationele diensten en de dienst Ontvangsten handmatig tussenkomen in de verschillende procesfasen. Nu worden de betalingsaanvragen veel sneller en doeltreffender geregeld dankzij deze 100 % digitale toepassing. 

Onze collega’s getuigen 

Marcella, medewerker bij de dienst Medische prestaties van het DGLV: “Voor Collect moesten wij alle informatie voor facturatie via verschillende templates op SharePoint doorgeven aan de dienst Ontvangsten, … maar nu kunnen we alle klanten- en facturatiegegevens in één aanvraag doorgeven en kan de betalingsuitnodiging onmiddellijk per mail worden verstuurd. De piloot kan onmiddellijk betalen. Het is al voorgevallen dat 10 minuten later de betaling in orde was!”  

Isabelle, boekhoudster bij de dienst Ontvangsten: “Vroeger moesten we vaak manueel tussenkomen in de boeking van ontvangsten. Bijvoorbeeld wanneer de klant betaalde zonder gestructureerde mededeling, … maar nu de klanten online kunnen betalen, is het aantal betalingen zonder mededeling afgenomen. Dat spaart mij en mijn collega’s veel opzoek- en rechtzetwerk uit.” 

Enkele cijfers  

Sedert 20 februari 2019: 

60 % van de betalingsuitnodigingen werden online betaald voor een bedrag van iets meer dan 1,37 miljoen euro.

Dankzij de client interface werden 5357 nieuwe klanten automatisch in het boekhoudsysteem Fedcom geïntroduceerd. 

In 2020 zal er worden gewerkt aan de integratie van de operationele diensten die nog geen gebruik maken van het COLLECT-systeem.