2019 – Digitalisering voor klantgerichtheid

De samenleving evolueert voortdurend en digitale transformatie staat centraal in onze huidige organisaties. De FOD Mobiliteit & Vervoer vormt hierop geen uitzondering. Om de dienstverlening aan burgers en stakeholders voortdurend te moderniseren en te verbeteren, heeft onze dienst ICT gewerkt aan talrijke projecten en nieuwe toepassingen die de dienstverlening en processen van de FOD, maar ook het werk van de medewerkers verbeteren.

Het jaar 2019 wordt gekenmerkt door 2 belangrijke ontwikkelingen die op alle medewerkers een impact hebben gehad: de invoering van Skype-telefonie in Brussel en in alle DIV-bijkantoren, en de installatie van een nieuw wifinetwerk in de kantoren van Oostende, Berchem en Brussel.

De invoering van Skype-telefonie 

Op 1 oktober 2019 migreerde onze FOD alle callcenters, het telefonisch onthaal en de telefonie van alle medewerkers naar de Skype-tool. We wilden immers niet langer investeren in een technologisch verouderde telefooncentrale. De keuze viel eenvoudigweg op Skype, een veelzijdig communicatiemiddel dat binnen de FOD al voor videoconferenties werd gebruikt.

“Met de telefooncentrale hadden we geen onderhoud meer en was er alleen nog maar telefonie. Met Skype hebben we een complete tool die instant messaging, voicemail, e-mails, enz. integreert. Een allesomvattende communicatietoepassing!” Wim Praet, projectleider

De installatie van een nieuw wifinetwerk

Het oude wifinetwerk had prestatiegebreken nadat een grote hoeveelheid toestellen op het netwerk werden aangesloten. Wifi was ook nog niet beschikbaar in de kantoren in Oostende en Berchem, waar meer dan 100 medewerkers werkzaam zijn. Het werd duidelijk dat het nodig was om de installatie te vernieuwen met een performanter wifinetwerk voor alle medewerkers van onze organisatie. Daarom werden er in november en december 2019 werkzaamheden uitgevoerd om deze moeilijkheden te verhelpen.

“Er zijn steeds meer toestellen die een wifiverbinding nodig hebben (tablet, laptop, smartphone) en onze wifi was niet meer krachtig genoeg om alle toestellen te ondersteunen.” Wim Praet, projectleider

Focus op de ontwikkeling van digitale vaardigheden

Er worden nieuwe infrastructuren opgezet om de arbeidsomstandigheden van de werknemers te vergemakkelijken en te verbeteren, maar het is ook belangrijk om in te zetten op de ontwikkeling van hun eigen digitale vaardigheden. Daarom werd OASE, een e-learningplatform voor Office 365-tools, in het voorjaar van 2019 in de FOD geïntroduceerd. OASE stelt bijna 300 medewerkers in staat zichzelf te versterken en te ontwikkelen door middel van video’s, webinars of leertrajecten over de tools die onmisbaar zijn in hun dagelijkse werk.

Het aanbod Friendly Users dat in 2018 werd ontwikkeld, waarbij de medewerkers de Office 365-tools op een innovatieve en ludieke manier kunnen ontdekken, wordt voortgezet. In 2019 werden meer dan 100 medewerkers overtuigd van het vernieuwende en andere concept.

Digitale dienstverlening aan burgers

Intern werden talrijke acties opgezet. De verbetering van de dienstverlening aan de burgers is echter een absolute prioriteit voor onze organisatie. In dit verband werden er in de loop van het jaar verschillende toepassingen ontwikkeld om het gegevensbeheer met de burger te vergemakkelijken, waaronder:

• JARVIS: JARVIS verwijst naar het project waarin het huidige DIV-programma voor de inschrijving van voertuigen dankzij een nieuwe, toekomstgerichte technologie wordt gemoderniseerd. Tegelijkertijd worden de bestaande processen herzien en waar mogelijk bijgewerkt. Nieuwe privacyregels (GDPR) en geactualiseerde beveiligingstechnieken zijn in het ontwerp geïntegreerd.

• ISPS: Sinds 2013 zijn schepen die een haven naderen wettelijk verplicht om een papieren formulier, dat uniform is voor alle EU-havens, in te vullen: het zogenaamde pre-arrival ISPS-formulier. Voor de beveiliging van schepen en havenfaciliteiten is het belangrijk om de trajecten van de schepen die de Belgische havens binnenvaren, te monitoren. De douane controleert de nauwkeurigheid van deze informatie in het kader van de uitwisseling van maritieme informatie. Indien nodig wordt de informatie gekoppeld aan die van andere partners om zo een volledig beeld te krijgen van het schip en het mogelijke risico.

Enkele jaren geleden werd dit proces gedigitaliseerd en onlangs nog verder uitgebreid. De belangrijkste vernieuwing is de automatische terugkoppeling naar de scheepsagent in geval van foutieve of onvolledige informatie. De scheepsagent kan nu de verstrekte informatie controleren en indien nodig aanvullen of corrigeren. Dit verbetert de kwaliteit van de ontvangen informatie en maakt het mogelijk om potentiële risico’s beter in te schatten.

• exa-data: De FOD Mobiliteit en Vervoer is de authentieke bron voor de registratie van alle voertuigen die in de openbare ruimte circuleren: auto’s, vrachtwagens, boten, vliegtuigen, treinen. De FOD houdt ook de gegevens van de personen bij die bevoegd zijn om deze voertuigen te besturen. Deze registers of databanken zijn overgebracht naar een state-of-the-art infrastructuur om uitstekende prestaties te bereiken bij gelijktijdige operationele en analytische taken. Zo kan de FOD zijn rol als authentieke bron enerzijds en politieke steun anderzijds garanderen.

• Aviation Portal: de online module voor de registratie van luchtvaartuigen vormt het eerste onderdeel van het luchtvaartportaal. Hiermee kan de eigenaar van een drone, ballon, ULM, paramotor, enz. zijn luchtvaartuig gemakkelijk en overal registreren zonder dat hij papieren documenten moet versturen. Vlootbeheerders van luchtvaartmaatschappijen kunnen ook vliegtuigen en helikopters volledig digitaal beheren.

De FOD Mobiliteit & Vervoer blijft evolueren naar een meer moderne en digitale organisatie.