Over de FOD

2019 – Een nieuwe aanpak van professionele bijeenkomsten met een facilitator

Vergaderingen maken integraal deel uit van het werk van veel van onze medewerkers en vinden dagelijks plaats binnen de FOD: teamvergaderingen, strategische vergaderingen, projectvergaderingen, crisisvergaderingen, enz. Ze zijn van cruciaal belang voor informatieverspreiding, samenwerking, onderhandelingen en arbitrage, aspecten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het werk. 

Op basis van de vaststelling dat elk type vergadering anders is, naargelang van de specifieke behoefte waaraan deze voldoet en de actoren die eraan deelnemen, heeft de FOD Mobiliteit en Vervoer een nieuwe, aanpasbare aanpak voor deze professionele bijeenkomsten voor ogen. 

Met onze aanpak willen we vergaderingen, wanneer dat nuttig en nodig is, meer structuur en dynamiek geven om uiteindelijk tot snellere beslissingen en doeltreffendere resultaten te komen.  

Deze wens kreeg gestalte in een project waarbij een bij voorkeur externe en neutrale facilitator vergaderingen bijwoont om het succes ervan te garanderen op basis van twee belangrijke factoren: de actieve deelname van alle deelnemers en de verwezenlijking van de doelstellingen die voor die vergadering werden vastgelegd. 

Met deze nieuwe manier van vergaderen willen we tijd besparen bij het bereiken van de doelstellingen en tegelijkertijd bijdragen aan de verbetering van de tevredenheid en het vertrouwen van de deelnemers, d.w.z. een professioneel instrument aanreiken voor de collectieve doeltreffendheid van onze overheidsdienst. 

Het project WeMeet! 

Sinds januari 2019 wordt het project “WeMeet!” door de stafdienst Personeel & Organisatie (SD P&O) van de FOD Mobiliteit en Vervoer uitgerold.  

“De vraag luidde: hoe de praktijken en de werking van iets dat iedereen aanbelangt, zoals vergaderingen, concreet beïnvloeden? De idee is niet om te verplichten, maar om de teams de mogelijkheid te geven diverse praktijken uit te testen en vervolgens te beslissen om datgene in te voeren wat hun past. 
Bénédicte Richir, projectleider 

De eerste stap binnen de SD P&O bestond erin het beheercomité en de projectgroep bewust te maken. Deze laatste volgde vervolgens een opleiding over deze tools, methoden en technieken. Na enkele maanden van experimenteren binnen onze dienst hebben we aan de hand van de beoordeling ervan de doeltreffendheid van de aanpak op de kwaliteit en de vlotheid van de uitwisselingen en op de besluitvorming kunnen aantonen. 

“Door deze ervaring binnen P&O te beleven, leren we om bepaalde methoden, bepaalde tools te integreren en te beheersen, maar ook leren we een houding aan. Zo ondervinden we de toegevoegde waarde zowel voor de doeltreffendheid van vergaderingen als voor de sfeer binnen de teams. 

Deze manier van vergaderen schept een grotere groepsbetrokkenheid, wederzijds begrip en een zekere discipline binnen de groep.” 

Naargelang van het type vergadering werd er vervolgens een “pool van facilitatoren” of “pool van animatoren” gecreëerd, die nu zijn diensten aan de hele FOD aanbiedt.  

Teams of organisatoren die dat wensen, kunnen een beroep doen op de diensten van een facilitator (of een duo facilitatoren, afhankelijk van de taalrol), of het nu gaat om interne dienstvergaderingen tussen een leidinggevende en zijn/haar team, om workshops of om bijeenkomsten met externe partners. 

In heel 2020 staan er begeleidingsmomenten gepland en zullen er nog steeds flash-opleidingen worden georganiseerd om nog meer collega’s bewust te blijven maken van deze praktijken.  

De rol van de facilitator of animator  

Vaak bepaalt de organisator van een vergadering het doel ervan en beheert hij/zij zowel het proces als de inhoud ervan. Bovendien doet hij/zij meestal als een volwaardige deelnemer mee aan de discussies, en dit als drager én vrager van informatie en met zijn/haar eigen standpunt en positie. De organisatie en de leiding van een vergadering zijn echter twee aparte taken die door verschillende mensen kunnen worden uitgevoerd. Om zich beter te kunnen focussen op zijn/haar eigen rol kan de organisator dus het beheer van het vergaderproces delegeren en zich richten op de aspecten waar hij/zij echt een toegevoegde waarde kan leveren. 

De rol van facilitator of animator krijgt dan zijn volle betekenis; hij/zij vergemakkelijkt uitwisselingen, houdt de doelstellingen in het oog zonder zich te mengen in de inhoud, met respect voor de vertrouwelijkheid en met respect voor alle deelnemers. 

Het werk van de facilitator begint voorafgaand aan de vergadering, tijdens een intakegesprek, in overleg met de organisator en eventueel met enkele deelnemers. Op dat moment gaat het erom het doel en de doelstellingen van de vergadering te verduidelijken, de context en de beweegredenen te begrijpen, de mogelijke obstakels te identificeren, de stappen van de komende bijeenkomst vast te leggen, … 

Tijdens de bijeenkomst speelt de facilitator een veelzijdige rol ten aanzien van de deelnemers. Hij/zij legt het kader vast waarin zijn/haar rol wordt gelegitimeerd, en herinnert aan de agenda en de doelstellingen. Door het woord onder alle sprekers dynamisch te verdelen, ondersteunt hij/zij de organisator bij de opbouw van een gunstig klimaat. Hij/zij stimuleert de uitwisseling van informatie en voorstellen op een respectvolle en aandachtige manier en doet dit door middel van vragen, herformuleringen, herhaalde samenvattingen, de perceptie van het onuitgesprokene en de verduidelijking ervan. Door de besprekingen offtopic of apart te behandelen en te zorgen voor een eenduidige interpretatie, draagt hij/zij dan ook bij aan de productiviteit en de gemeenschappelijke besluitvorming. 

“Als facilitator is het mijn rol om het vergaderproces op verschillende manieren te begeleiden: de deelnemers herinneren aan de doelstellingen en het verloop, iedereen aan het woord laten komen, de tijdslimiet respecteren (timekeeper). Mijn doel is om structuur te brengen en de bijeenkomst op organisatorisch vlak doeltreffender en kwalitatief beter te maken.” 
Mattia Balloni, facilitator 

Op het einde van de vergadering kan de facilitator een check-outmoment voorzien om de balans op te maken van wat al dan niet goed werkte tijdens de vergadering en zo de doeltreffendheid van de vergadering beoordelen met het oog op een continue verbetering.  

De context van de vergadering 

Wanneer de situatie het toelaat, wordt er bijzondere aandacht besteed aan het beheer van de ruimte. De voorkeur gaat uit naar een ronde en/of tafelloze opstelling opdat er voldoende ruimte is om naar elkaar te luisteren, alsook ruimte voor concentratie en interactie.  

Zowel voor interne rechtstaande vergaderingen bijvoorbeeld, als voor belangrijke meetings met onze stakeholders zijn het soort publiek en de beoogde doelstellingen bepalend voor de keuze van de ruimte, de opstelling en de relevante instrumenten. 

Resultaten van deze praktijken  

  • betere communicatie en coördinatie 
  • betrokkenheid van de hele groep 
  • respect voor timing en agendapunten 
  • collectieve besluitvorming 
  • constructieve sfeer 

De organisatie van het werk en de betrokkenheid van iedereen bij beslissingen die een sterke ondersteuning vereisen, hebben een impact op de collectieve en individuele motivatie, creëren individuele en gemeenschappelijke doelstellingen, bevorderen de persoonlijke ontwikkeling en geven betekenis aan de verschillende taken en opdrachten die aan hen zijn toevertrouwd. 

Dit alles leidt uiteindelijk tot een grotere algemene tevredenheid van alle deelnemers en betere resultaten voor het team.  

“In een vergadering met P&O heb ik de voorgestelde facilitatietechniek rechtstreeks kunnen gadeslaan en zag ik onmiddellijk de relevantie van de toepassing ervan in een omvangrijke meeting met talrijke externe professionals uit de vervoerssector. Mijn teams en de facilitator hebben opmerkelijk voorbereidend werk verricht, met een uiterst bevredigend en professioneel resultaat dat is aangepast aan een situatie die zijn weerga niet kent. Het project wordt in 2020 uitgerold en bevorderd in onze visie van professionele co-ontwikkeling. 
Emmanuelle Vandamme, Voorzitster van het Directiecomité 

Back to top button