2019 – Une nouvelle approche des rencontres professionnelles avec le rôle de facilitateur

La réunion fait partie intégrante du travail de nombre de nos collaborateurs et se décline au quotidien au sein du SPF : réunion d’équipe, réunion stratégique, réunion de projet, réunion de crise, etc. Elle est un outil essentiel à la circulation de l’information, à la collaboration, aux négociations et arbitrages indispensables au travail.  

Partant du constat que chaque type de réunion est différent, selon le besoin spécifique auquel elle répond et les acteurs qui y prennent part, le SPF Mobilité et Transports a envisagé une nouvelle approche, adaptable, de ces rencontres professionnelles. 

Notre volonté est d’aborder cet instrument en lui donnant, lorsqu’utile et nécessaire, plus de structure et de dynamique afin d’obtenir, in fine, des décisions plus rapides et des résultats plus efficients.  

Cette volonté s’est matérialisée dans un projet qui prévoit la présence en réunion d’un facilitateur, externe et neutre de préférence, afin d’en garantir la réussite sur deux facteurs clés : la participation active de tous les participants et l’atteinte des objectifs définis pour cette rencontre.   

Cette nouvelle manière de se réunir vise à gagner du temps dans l’atteinte des objectifs tout en contribuant à améliorer la satisfaction et la confiance des participants, soit à être un outil professionnel au service de l’efficacité collective de notre département. 

Le projet WeMeet! 

Le projet « WeMeet! » est développé par le service d’encadrement Personnel & Organisation (SE P&O) du SPF Mobilité et Transports depuis janvier 2019.  

« La question était : comment concrètement influencer les pratiques et le fonctionnement de quelque chose qui concerne tout le monde comme les réunions ? L’idée n’est pas d’imposer mais bien de permettre aux équipes d’expérimenter des pratiques différentes et d’ensuite choisir d’adopter ce qui leur convient. »  
Bénédicte Richir, chef de projet 

La première étape a constitué, au sein du SE P&O, en la sensibilisation du comité de gestion et du groupe projet. Ce dernier a ensuite suivi une formation à ces outils, méthodes et techniques. Après une expérimentation durant plusieurs mois au sein de notre service, l’évaluation a permis de souligner l’efficacité de l’approche sur la qualité et la fluidité des échanges ainsi que sur la prise de décisions.  

« En vivant cette expérience au sein de P&O, nous apprenons à intégrer, maitriser certaines méthodes, certains outils mais aussi une posture. Nous constatons ainsi la plus-value tant sur l’efficacité que sur l’ambiance des équipes ou réunions facilitées. » 

« Cette façon de se réunir crée une plus grande implication du groupe, assure la compréhension mutuelle et une certaine discipline au sein du groupe. » 

Un « pool de facilitateurs » ou un « pool d’animateurs » en fonction du type de réunion s’est alors créé et il propose aujourd’hui ses services à l’ensemble du SPF.  

Les équipes ou les organisateurs qui le souhaitent peuvent faire appel aux services d’un facilitateur (ou duo de facilitateurs selon les rôles linguistiques), que ce soit pour des réunions de service internes entre un dirigeant et son équipe, des workshops ou des rencontres avec des partenaires externes. 

Des accompagnements sont programmés tout au long de l’année 2020 et des formations flash seront encore organisées afin de continuer à sensibiliser davantage de collègues à ces pratiques.  

Le rôle du facilitateur ou de l’animateur  

Bien souvent, l’organisateur d’une réunion en détermine l’objectif et en gère à la fois le processus et le contenu. En outre, il est, généralement, lui-même un participant à part entière aux discussions, à la fois détenteur et demandeur d’informations, avec un point de vue et un statut qui lui sont propres. Or, organiser et mener le processus d’une réunion sont deux tâches distinctes qui peuvent être assumées par des personnes différentes. Afin de mieux se concentrer sur son propre rôle, l’organisateur peut donc déléguer la gestion du processus de la réunion et se concentrer sur les aspects où il peut apporter une réelle valeur ajoutée. 

Le rôle de facilitateur ou d’animateur prend alors tout son sens ; il facilite les échanges, garde les objectifs en vue sans intervenir sur le contenu tout en respectant la confidentialité et dans le respect de chacun. 

Son travail commence en amont de la réunion, lors d’un entretien d’intake, en concertation avec l’organisateur et éventuellement certains participants. Il s’agit à ce moment de clarifier la finalité et les objectifs de la réunion, comprendre le contexte et les motivations, déceler les freins potentiels, construire les étapes de la rencontre à venir, … 

Durant la rencontre, le facilitateur assure un rôle polyvalent vis-à-vis des participants. Il pose le cadre qui légitime son rôle, rappelle l’agenda et les objectifs. Il soutient l’organisateur afin de construire un climat favorable par une distribution dynamique de la parole entre tous les intervenants. Il stimule les échanges d’informations et des propositions dans le respect et l’écoute par des questions, reformulations, synthèses fréquentes, perception des non-dits et leur clarification. Il contribue ainsi à la productivité et à l’adhésion commune aux décisions prises en recadrant les discussions hors-sujets ou en aparté et en s’assurant d’une compréhension uniforme. 

« En tant que facilitateur, mon rôle est de guider le processus de la réunion par différents moyens : rappeler les objectifs et le déroulé, faire tourner la parole, respecter les temps impartis (timekeeper). Mon but est d’amener de la structure et de rendre la rencontre plus efficace, plus qualitative au niveau de l‘organisation. » 
Mattia Balloni, facilitateur 

En fin de rencontre, le facilitateur peut prévoir un moment (check-out) dédié à faire le point sur ce qui a bien fonctionné ou non dans la manière de se réunir et permettre ainsi d’évaluer l’efficacité de la réunion dans un souci d’amélioration continue.  

Le contexte de la réunion 

Quand la situation le permet, une attention particulière est portée à la gestion de l’espace. Une disposition en cercle et/ou sans table peut être privilégiée afin de laisser toute la place à l’écoute, la concentration ou aux interactions.  

Tant lors de réunions « stand up » en interne par exemple, que pour des meetings d’importance avec nos stakeholders, le type de public et les objectifs poursuivis sont déterminants pour le choix du lieu, de la disposition et des outils pertinents. 

Résultent de ces pratiques  

• une meilleure communication et coordination 
• une implication de l’ensemble du groupe 
• un respect du timing et des points à l’ordre du jour 
• une construction collective des décisions 
• une ambiance constructive 

L’organisation du travail et l’implication de tout un chacun aux décisions qui requièrent une forte adhésion ont un  impact sur la motivation collective et individuelle, créent des objectifs individuels et communs, favorisent un épanouissement personnel et donnent un sens aux diverses tâches et missions confiées. 

In fine, une satisfaction globale accrue pour tous les participants et des résultats plus performants pour l’équipe.  

« J’ai pu observer directement en réunion P&O la technique de facilitation proposée et j’ai tout de suite perçu la pertinence d’appliquer l’approche lors d’un meeting de grande ampleur avec de nombreux professionnels externes du transport. Un sérieux travail de préparation a été fourni par mes équipes et le facilitateur, pour un résultat extrêmement satisfaisant, professionnel et adapté à une situation qui était inédite. Le projet sera développé et promu en 2020 dans notre optique de co-développement professionnel ». 
Emmanuelle Vandamme, Présidente du Comité de direction