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2019 – COLLECT, le nouveau système qui rassemble les données financières et permet les paiements en ligne

Le SPF Mobilité & Transports a vu émerger une nouvelle application, appelée COLLECT, en ce début d’annéeCe système permet la collecte des demandes de paiement, le paiement en ligne et tient compte du principe Only Once pour la récolte des informations des clients. Cette application est le résultat d’une collaboration entre notre service Recettes et notre service ICTet facilite grandement le travail entre les clients du SPF, les collaborateurs des services opérationnels et du service Recettes. 

COLLECT pour une gestion plus efficiente et digitale  

Le SPF Mobilité et Transports souhaite constamment améliorer son service au client. Dans cette perspective, nous avons développé un système permettant une meilleure gestion des recettes.   

Avec COLLECT, une connexion directe est faite avec le Registre national et la Banque Carrefour des entreprises pour obtenir les données correctes des clients. Dans COLLECT, le rapportage est centralisé dans l’application. Les services opérationnels peuvent consulter les rapports mensuels de facturation et ont un aperçu direct des clients qui n’ont pas encore payé après deux rappels.  

Auparavant, les services opérationnels ainsi que le service Recettes devaient intervenir manuellement dans différentes étapes du processus. A présent, les demandes de paiement sont réglées beaucoup plus rapidement et efficacement grâce à cette application 100% digitale. 

Nos collègues témoignent 

« Avant COLLECT, nous devions transmettre au service Recettes toutes les données pour la facturation via différents templates sur SharePoint, … Mais désormais nous pouvons transmettre toutes les données clients et de facturation en une seule demande, les invitations à payer peuvent être immédiatement envoyées par e-mail. Le pilote peut payer directement. Il est déjà arrivé que le paiement ait été effectué 10 minutes plus tard! » Marcella, employée au service Prestations médicales de la Direction Générale Transport Aérien 

« Par le passé, nous devions souvent intervenir manuellement dans la comptabilisation des recettes. Par exemple, lorsque le client payait sans communication structurée,… Mais maintenant que les clients peuvent payer en ligne, le nombre de paiements sans communication a diminué. Cela économise beaucoup de travail de recherche et de correction pour mes collègues et moi-même. » Isabelle, comptable au service Recettes 

Quelques chiffres  

Depuis le 20 février 2019 : 

Nombre de factures générées via COLLECT 6.590 
Nombre d’invitations de paiement générées via COLLECT 7.379 

60 % des invitations de paiement ont été payées en ligne pour un montant total d’un peu plus de 1,37 million d’euros. 

Grâce à l’interface client, 5357 nouveaux clients ont été automatiquement introduits dans le système de comptabilité de Fedcom. 

En 2020, un travail sera effectué pour intégrer les services opérationnels qui n’utilisent pas encore le système COLLECT.  

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