À propos du SPF

2019 – La digitalisation au service de l’orientation client

Les évolutions au sein de la société sont continues et la transformation digitale est une des préoccupations centrales de nos organisations actuelles. Le SPF Mobilité & Transports n’y échappe pas. Dans un souci constant de modernisation mais également d’amélioration des services vers les citoyens et les stakeholders, notre service ICT s’est attaché à collaborer sur de nombreux projets et nouvelles applications visant à amélioreles services et processus du SPF ainsi que le travail de nos collaborateurs.  

Des projets majeurs 

L’année 2019 est marquée par 2 évolutions majeures en interne qui ont impacté l’ensemble du personnel : l’introduction de la téléphonie Skype à Bruxelles ainsi que dans toutes les antennes DIV et l’installation d’un nouveau réseau Wifi au sein des bureaux d’Ostende, Berchem et Bruxelles.  

L’introduction de Skype Téléphonie  

Le 1er octobre 2019, notre SPF a migré l’ensemble des call center, l’accueil téléphonique ainsi que la téléphonie de l’ensemble du personnel vers l’outil Skype. Nous ne souhaitions plus investir dans une centrale téléphonique dépassée en technologie. Le choix s’est tourné vers Skype, un outil de communication complet et déjà utilisé au sein du SPF pour les vidéoconférences.  

« Avec la centrale téléphonique, nous n’avions plus de maintenance et il n’y avait que la téléphonie. Avec Skype, nous avons un outil complet qui intègre une messagerie instantanée, voicemail, les mails, etc. Une application de communication complète ! » Wim Praet, chef de projet 

L’installation d’un nouveau réseau wifi 

L’ancien réseau wifi présentait des failles de performance suite à l’introduction et la multiplication des appareils connectés sur son réseau. Le wifi n’était également pas encore disponible dans les bureaux d’Ostende et de Berchem, regroupant plus de 100 collaborateurs. Il est apparu comme une évidence qu’il était nécessaire de renouveler l’installation avec un réseau wifi plus performant pour l’ensemble des collaborateurs de notre organisation. Des travaux ont donc été effectués pour pallier à ces difficultés en novembre et décembre 2019. 

« Il y a de plus en plus d’appareils qui nécessitent une connexion wifi (tablette, ordinateur portable, smartphone) et notre wifi n’était plus assez performant pour supporter tous les appareils. » Wim Praet 

Focus sur le développement des compétences digitales 

De nouvelles infrastructures sont mises en place pour faciliter et améliorer les conditions de travail des collaborateurs mais il est également important de miser sur le développement de leurs propres compétences digitales. C’est pourquoi OASE, une plateforme d’apprentissage en ligne sur les outils Office 365, a été introduite dans notre organisation au printemps 2019. OASE permet à près de 300 collaborateurs de se responsabiliser et s’auto-développer, au moyen de capsules vidéos, webinaires ou trajets d’apprentissage, sur les outils indispensables à leur travail quotidien.  

L’offre Friendly Users développée en 2018, autour de la découverte des outils Office 365 de façon innovante et ludique, poursuit son avancée. En 2019, plus de 100 collaborateurs ont été séduit par le concept novateur et différent.  

En interne, plusieurs actions ont été évoquées. Cependant améliorer le service vers les citoyens est plus qu’une priorité pour notre organisation. En ce sens, plusieurs applications destinées à faciliter la gestion des données avec le citoyen ont été développées durant l’année, notamment :  

  • JARVIS : JARVIS fait référence au projet dans lequel le programme actuel de la DIV pour l’immatriculation des véhicules est actualisé grâce à l’utilisation d’une nouvelle technologie orientée vers l’avenir. Dans le même temps, les processus existants sont revus et mis à jour dans la mesure du possible. De nouvelles règles de confidentialité (GDPR) et des techniques de sûreté actualisées sont intégrées dans la conception. 
  • ISPS : Depuis 2013, les navires qui approchent d’un port sont tenus légalement de remplir un formulaire papier, uniforme pour tous les ports de l’UE, appelé le formulaire ISPS de pré-arrivée. Pour la sûreté des navires et des installations portuaires, il est important de surveiller les trajectoires des navires qui entrent dans les ports belges. Les douanes vérifient l’exactitude de ces informations dans le cadre de l’échange d’informations maritimes. Si nécessaire, les informations sont liées à celles des autres partenaires afin d’obtenir une image complète du navire et du risque éventuel. 

 Il y a quelques années, ce processus a été numérisé et récemment encore élargi. L’innovation la plus importante est le retour d’information automatique à l’agent du navire en cas d’informations erronées ou incomplètes. L’agent maritime peut maintenant vérifier les informations fournies et les compléter ou les corriger. Cela améliore la qualité des informations reçues et permet de mieux évaluer les risques potentiels. 

  • exa-data : Le SPF Mobilité et Transports est la source authentique pour l’enregistrement de tous les véhicules circulant dans l’espace public : voitures, camions, bateaux, avions, trains. Le SPF garde également une trace des personnes autorisées à conduire, piloter ou naviguer les véhicules. Ces registres ou bases de données ont été transférés dans une infrastructure de pointe en vue d’obtenir d’excellentes performances dans les tâches opérationnelles et analytiques simultanées. De cette manière, le SPF peut garantir son rôle de source authentique, d’une part, et de soutien politique, d’autre part. 
  • Aviation Portal : le module en ligne pour l’enregistrement des aéronefs est la première partie du portail de l’aviation. Cela permet au propriétaire d’un drone, d’un ballon, d’un ULM, d’un paramoteur, etc d’immatriculer son avion facilement et de n’importe quel lieu sans avoir à envoyer de documents papier. Les gestionnaires de flotte des opérateurs aériens peuvent également gérer les avions et les hélicoptères de manière entièrement numérique. 

Le SPF Mobilité & Transports poursuit son chemin vers une organisation plus moderne et digitale.  

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