2020 – Digitalisation des factures

En 2020, le SPF a franchi de nouvelles étapes dans la digitalisation de la facturation. Celle-ci s’applique aux factures entrantes et sortantes. 

Factures entrantes 

Après livraisons des produits, services ou travaux au SPF, la facture du fournisseur en question ne tarde généralement pas à suivre. Traditionnellement, cette facture est expédiée sur papier, par voie postale. Toutefois, ces dernières années, ce processus a connu une numérisation constante, la facture étant envoyée en pièce jointe à un courrier électronique. 

En 2020, notre SPF s’est orienté vers une «véritable» facturation électronique, c’est-à-dire une facture XML conforme à la norme européenne PEPPOL, et qui est délivrée conformément aux accords PEPPOL (pour notre SPF via la plate-forme Mercurius). En début d’année, pas moins de 167 fournisseurs du SPF recevaient un courrier électronique pour les encourager à utiliser dorénavant cette facturation électronique. Cette campagne a même été relancée en automne. 

Timothy de la cellule Liquidations en explique les avantages: «Non seulement du papier est péargné, mais la marge d’erreur humaine est également moindre lorsque les factures et les notes de crédit nous parviennent de cette manière, car les données sont automatiquement téléchargées dans notre programme de comptabilité. Cela nous a également permis de payer nos factures encore plus rapidement que d’habitude pendant la crise de Corona, afin de soutenir les entreprises. Nous sommes donc reconnaissants à l’égard des collègues du service Gestion du Budget et des Dépenses et du service Comptabilité de compléter les données des fournisseurs dans ce programme comptable. » 

Arzu et Hao, qui coordonnent la cellule Liquidations, posent un regard satisfait sur la période concernée: «En 2019, 5% seulement de nos factures fournisseurs étaient électroniques. Au début 2021, nous constatons une forte augmentation atteignant plus de 30 %. Et nous restons déterminés à augmenter ce chiffre encore davantage. »  

Factures sortantes et invitations à payer 

Le SPF envoie également des factures (paiement après prestation) et des invitations à payer (paiement avant prestation) à ses clients (citoyens, entreprises, administrations communales, etc.). Début 2020, beaucoup d’invitations à payer étaient déjà envoyées au format digital au client. Ce n’était pas encore le cas pour les factures sortantes, qui étaient encore envoyées par la poste. 

Tina, responsable du service Recettes, indique qu’en 2020, le service a contacté les clients les plus fréquemment facturés pour leur demander de passer à la facturation numérique : « Nous avons proposé à ces clients de nous communiquer leur adresse électronique à laquelle les factures peuvent désormais être envoyées sous forme de fichiers pdf. » 

Les collègues de Tina, Carine, Diana, Isabelle et Tineke du service Recettes ont fait un excellent travail pour relier toutes ces adresses électroniques du programme de comptabilité au client adéquat correspondant: «En envoyant de moins en moins de factures et d’invitations à payer sur papier, nous contribuons à un SPF plus durable. En fait, de nombreux clients le demandaient, et cela facilite aussi un peu le travail des collègues de la cellule Expédition du service Logistique. Ils/Elles recueillent ainsi elles/eux aussi les bénéfices de toutes ces lettres de sensibilisation adressées aux clients qu’elles/ils ont envoyées pour nous!» 

Le résultat provisoire de tous ces efforts déployés en 2020? Sur les 1748 clients contactés, près de la moitié sont désormais passés à la facturation digitale. 

Et que nous réserve l’avenir (proche)? 

Le SPF continue de chercher à s’améliorer et à se digitaliser plus avant. Il s’y emploie activement en ce qui concerne la facturation. Deux exemples illustrent ce propos : 

• Le SPF travaille avec le SPF BOSA sur la mise en œuvre de PEPPOL pour les factures sortantes. L’achèvement de ce projet est prévu pour la fin de l’année 2021. 
• En 2021, les possibilités d’introduire le courrier recommandé électronique seront évaluées. 

Ainsi, d’ici la fin de l’année 2021, le SPF aura fait un pas de plus vers une facturation entièrement numérique!