2020 – Favoriser et encadrer les formations et réunions en ligne pour faire face à la crise sanitaire et au confinement

Il est apparu assez vite, en mars 2020, alors que le confinement généralisé venait d’être décrété, que pour permettre au SPF de garantir la continuité de ses services, réunions et formations à distance allaient s’imposer comme une nouvelle norme. Conscient pour autant que cela n’allait pas de soi, le SE P&O a réuni ses forces pour fournir au personnel les conseils et l’accompagnement requis pour télétravailler de manière optimale en gardant un mental sain, mais également pour collaborer virtuellement, se développer à distance et, pour les chefs d’équipe, coordonner leur équipe à distance. 

Cela s’est concrétisé par une série d’articles publiés, en collaboration avec le service communication, via l’intranet du SPF ; mais aussi, quand les évolutions techniques l’ont permis, à l’aide de webinaires et autres sessions d’information à distance. 

Articles et formations à distance 

Quelques exemples, 

d’articles: 

• (blog Forum) 5 conseils pour télétravailler avec un mental sain 
• Nous télétravaillons ensemble. Merci! 
• (blog Forum) Conseils pour coordonner votre équipe à distance 
  Ergonomie à domicile & FAQ mise à jour 
• Développement à distance 
• Collaborer virtuellement – OASE peut vous aider 
• (blog Forum) Télétravailler: le pied ou pas? 
• (blog Forum) 10 conseils pour un télétravail optimal 

de webinaires/formations: 

• Webinaire « Comment convertir des situations quotidiennes en travail à domicile? » 
• Webinaire « Comment exploiter à fond Office 365?» 
• Webinaire “Organiser une réunion en ligne : Teams ou Skype for Business?” 
• Webinaire : trucs et astuces pour une réunion (à distance) efficace 
• Webinaire Excel et Powerpoint 
• Formation en leadership situationnel 
• Formation en communication bienveillante 
• Formation « donner et recevoir du feedback » 

Interventions de coaches et facilitateurs (tips & tricks We Meet) 

L’offre de coaching interne a ainsi été temporairement adaptée en proposant des sessions en ligne via Skype et Teams. 

De même, aussi souvent que nécessaire, les trucs et astuces du projet «We Meet» ont été rappelés par toutes les voies possibles: 

• «bien organisée, une réunion à distance, particulièrement en cette période où les réunions doivent mener à des décisions rapides et opérationnelles, est un excellent outil de travail et qui peut parfois même être plus productive qu’une réunion classique en appliquant quelques bonnes pratiques» ; 
• « bien préparer la réunion en amont, être organisé pendant la réunion, faites jouer votre savoir-être, ne pas négliger «l’après réunion à distance » ; 
• « une réunion, quand les membres sont à distance, demande une très grande rigueur: 
  • une bonne organisation en amont et à l’instant T, 
  • l’investissement des participants, 
  • un reporting adapté, 
  • des sujets clairement définis, 
  • un temps de parole équitable, 
  • et une bonne utilisation des technologies. » 

Des pistes pour l’avenir ? 

On peut imaginer que même la crise sanitaire une fois terminée, les formations – pour ne citer qu’elles – ne reprendront pas totalement en présentiel. 

On parle beaucoup de formes de travail hybrides lorsque la crise sanitaire sera finalement derrière nous. 

De la même manière, on peut supposer que des formes d’apprentissage mixte viendront compléter l’offre de formation fédérale et du SPF.