2020 – Bevordering en ondersteuning van online opleidingen en bijeenkomsten om de gezondheidscrisis aan te pakken en in te dammen

Het werd al vroeg duidelijk, in maart 2020, toen de algemene lockdown net was afgekondigd, dat, om de continuïteit van de diensten van de FOD te verzekeren, vergaderingen en opleidingen op afstand een nieuwe norm zouden worden. SD P&O zag echter in dat dit niet vanzelfsprekend was en bundelde haar krachten om het personeel het advies en de ondersteuning te bieden die het nodig had om optimaal te kunnen telewerken, maar ook om virtueel te kunnen samen te werken, zich op afstand te ontwikkelen en, voor teamleiders, om hun team op afstand te coördineren. 

Dit gebeurde in de vorm van een reeks artikelen die, in samenwerking met de dienst Communicatie, via het intranet werden gepubliceerd; maar ook, wanneer de technische ontwikkelingen het toelieten, door middel van webinars en andere informatiesessies op afstand. 

Nieuwsberichten en opleidingen op afstand 

Enkele voorbeelden, 

Van artikels: 

• 5 tips voor mentaal gezond thuiswerk 
• We telewerken samen. Bedankt! 
• Tips om je team vanop afstand te coördineren 
• Ergonomie “at home” & bijgewerkte FAQ 
• Ontwikkeling op afstand 
• Virtueel samenwerken – OASE is er om je te helpen 
• Telewerken: geweldig of niet? 
• 10 tips om optimaal te telewerken 

Van webinars/opleidingen: 

• Webinar “Hoe alledaagse situaties om te zetten in thuiswerk?” 
• Webinar “Office 365: zoveel meer dan alleen Office!” 
• Webinar “een online training organiseren: Teams of Skype for Business? 
• Webinar: Tips & Tricks voor een efficiënte vergadering op afstand 
• Twee exclusieve webinars over PowerPoint en Excel 
• Opleiding “Situationeel leiderschap” 
• Opleiding “Verbindende communicatie” 
• Opleiding “Feedback geven en ontvangen” 

Interventies door coaches en facilitators 

Het interne coachingaanbod werd tijdelijk aangepast door online sessies via Skype en Teams. 

Ook werden, zo vaak als nodig was, de tips en tricks via alle mogelijke kanalen in herinnering gebracht: 

• Een goed georganiseerde vergadering op afstand is een uitstekende werkmethode vooral in deze periode waarin de vergaderingen moeten leiden tot snelle en operationele beslissingen. Soms zijn ze zelfs productiever dan klassieke vergaderingen, uiteraard op voorwaarde dat je daarbij enkele gouden regels toepast. 
• Een goede voorbereiding, organisatie tijdens de vergadering, menselijke vaardigheden, de nabespreking op afstand niet uit het oog verliezen. 
• Een vergadering op afstand vergt een sterke discipline, namelijk: 
  • een goede organisatie op voorhand en op het moment zelf, 
  • betrokkenheid van de deelnemers, 
  • aangepaste rapportering, 
  • duidelijke onderwerpen, 
  • een eerlijk verdeelde spreektijd, 
  • een goed gebruik van de beschikbare technologie.  

Hoe zit het met de toekomst? 

Het is denkbaar dat zelfs nadat de gezondheidscrisis voorbij is, de opleidingen – om er maar één te noemen – niet volledig face-to-face hervat zullen worden. 

Er wordt veel gesproken over hybride werkvormen als de gezondheidscrisis eindelijk achter de rug is. 

Op dezelfde manier kan worden aangenomen dat blended vormen van leren een aanvulling zullen vormen op het federale en FOD-opleidingsaanbod.