2020 – Organisation de crise et communication au sein du SPF Mobilité et Transports
Dès décembre 2019, la cellule de crise a commencé à collecter des informations sur le virus qui circulait en Chine. En février, une premier communiqué a été envoyé par la Présidente aux collaborateurs. Le 9 mars, la task force interne « Gestion de crise » a été officiellement créée. Le vendredi 13 mars 2020, le pays a instauré officiellement un lockdown.
Avant même que les premières décisions officielles du gouvernement n’aient été prises et annoncées, le SPF a exprimé son inquiétude face à la pandémie à la fin du mois de janvier 2020 et a contacté le SPF Santé publique pour se renseigner sur d’éventuelles mesures à prendre par rapport à la pandémie.
Le 28 février 2020, les services de la Présidente ont envoyé un premier communiqué aux collaborateurs. La newsletter « Covid Update » transmettait les communiqués de crise de la Présidente directement au personnel. En 2020, un total de 22 newsletters ont été envoyées.
Début mars 2020, le Comité de Direction a décidé de mettre en place un système de gestion de crise, piloté par le Comité de Direction et soutenu par la Task Force interne « Gestion de Crise ».
Cette Task Force interne « Gestion de Crise » était composée de collaborateurs de différents services :
- la Cellule d’appui de la Présidente ;
- le Service juridique central ;
- la Cellule de Crise ;
- le Service d’encadrement P&O ;
- le Service Communication ;
- le porte-parole du SPF.
La réunion hebdomadaire du Comité de Direction a été initialement remplacée par une réunion quotidienne afin d’assurer un suivi rapide. À partir du mois d’avril, la fréquence de ces réunions a été à nouveau réduite à deux par semaine.
Les premières mesures prises ont été conformes aux annonces du gouvernement, notamment le télétravail généralisé. En outre, des mesures urgentes ont été prises pour fournir des équipements de protection tels que des masques, des gants, du gel, du savon, etc. afin d’assurer la protection des collaborateurs, en particulier ceux qui travaillaient sur le terrain.
Fin avril, le Conseil national de sécurité a annoncé les différentes étapes de la stratégie de sortie. La task force « Gestion de la crise » est devenue la task force « Gestion de la reprise », qui a préparé le retour progressif des collaborateurs. Sur l’avis du conseiller en prévention, des mesures ont été prises pour rouvrir les bâtiments, répartir les lieux de travail, permettre l’accès des bâtiments aux personnes extérieures – tant au City Atrium qu’aux antennes provinciales –, reprendre les activités telles que les examens et les entretiens d’embauche, etc.
Le Service Logistique a joué un rôle important dans l’aménagement sécurisé des postes de travail et la commande d’équipements de protection.
La communication a été menée dans le cadre de la campagne « Le SPF avance ». Un discours vidéo de la Présidente a fait part de cette nouvelle phase de la crise. La FAQ interne a été adaptée aux différentes étapes de la stratégie de sortie. Des films didactiques ont montré de manière accessible et avec une touche d’humour la nouvelle façon de travailler au bureau. Un guide « Travailler en toute sécurité », contenant des conseils, a également été publié.
En octobre 2020, les chiffres du corona augmentaient à nouveau et en novembre, le télétravail a été à nouveau fortement recommandé. Dans notre organisation aussi, les assouplissements ne pouvaient plus être maintenus, mais le travail au bureau restait possible s’il concernait des services essentiels.