2020 – Crisisorganisatie en -communicatie in de FOD Mobiliteit en Vervoer
Reeds in december 2019 startte de departementale crisiscel met het verzamelen van informatie over het virus dat in China de ronde ging. In februari werd een eerste communicatie vanuit de Voorzitster naar de medewerkers verstuurd. Op 9 maart werd de interne taskforce “Crisisbeheer” formeel opgericht. Op vrijdag 13 maart 2020 ging het land officieel in lockdown.
Nog vooraleer de eerste formele regeringsbesluiten werden genomen en aangekondigd, toonde de FOD zich eind januari 2020 bezorgd over de pandemie en contacteerde de FOD Volksgezondheid om te informeren naar eventueel te nemen maatregelen in verband met de pandemie.
Op 28 februari 2020 verstuurden de diensten van de Voorzitster een eerste communicatie naar de medewerkers. De nieuwsbrief ‘Covid Update’ voerde de crisiscommunicatie rechtstreeks van de Voorzitster naar de medewerkers. In 2020 werden er in totaal 22 nieuwsbrieven verstuurd.
Begin maart 2020 besloot het Directiecomité een systeem voor crisisbeheer op te zetten, gestuurd door het Directiecomité en ondersteund door de interne taskforce ‘Crisisbeheer’.
Deze interne taskforce “Crisisbeheer” bestond uit medewerkers uit verschillende diensten:
- de Ondersteuningscel van de Voorzitster;
- de Centrale juridische dienst;
- de Departementale Crisiscel;
- de stafdienst P&O,
- de dienst Communicatie;
- de woordvoerder van de FOD.
De wekelijkse vergadering van het Directiecomité werd aanvankelijk vervangen door een dagelijkse vergadering om een snelle opvolging te garanderen. Vanaf april werd dit terug gebracht tot twee vergaderingen per week.
De eerste genomen maatregelen stemden overeen met de aankondigingen van de regering, in het bijzonder het veralgemeend telewerk. Bovendien werd er met spoed actie ondernomen om voor beschermingsmiddelen te zorgen zoals maskers, handschoenen, gel, zeep, … om de bescherming van de medewerkers te waarborgen, in het bijzonder de medewerkers actief op het terrein.
Eind april kondigde de Nationale Veiligheidsraad de verschillende fases van de exit-strategie aan. De taskforce ‘Crisisbeheer’ werd de taskforce ‘Hervattingsbeheer’ die de geleidelijke terugkeer van de medewerkers voorbereidde. Op advies van de preventieadviseur werden maatregelen genomen voor de heropening van de gebouwen, de verdeling van de werkplekken, de toegang tot de gebouwen voor externen, zowel wat betreft het City Atrium als de provinciale bijkantoren, de hervatting van de activiteiten zoals examens en sollicitatiegesprekken, …
De dienst Logistiek speelde een belangrijke rol bij de veilige inrichting van de werkplekken en de bestellingen van de beschermingsmiddelen.
De communicatie werd gevoerd onder de campagne ‘De FOD gaat voort’. Een videotoespraak van de Voorzitster kondigde deze nieuwe fase in de crisis aan. De interne FAQ werd aangepast aan de verschillende fases in de exit-strategie. Instructiefilmpjes toonden op een toegankelijke manier en met een vleugje humor de nieuwe manier van werken op kantoor. Er werd ook een gids ‘Veilig aan het werk’ met adviezen gepubliceerd.
In oktober 2020 stijgen de coronacijfers opnieuw en in november werd telewerk opnieuw sterk aanbevolen. Ook in onze organisatie werden de versoepelingen teruggedraaid, maar werken op kantoor bleef mogelijk indien het essentiële diensten betrof.