2020 – Soepele omschakeling naar permanent telewerk, maar ook een veilige werkplek voor wie naar kantoor komt
Door het verplichte telewerk werd de FOD genoodzaakt om de werkorganisatie en een aantal processen aan te passen om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. Dankzij digitalisering en een jarenlang beleid van telewerk schakelde de FOD relatief eenvoudig over op permanent telewerk tijdens deze pandemie. Voor de medewerkers die toch op kantoor werkten, werden alle maatregelen genomen om deze werkomgeving zo veilig mogelijk te maken.
Soepele omschakeling naar permanent telewerk
De FOD Mobiliteit en Vervoer heeft een lange traditie van telewerk. De meeste medewerkers hadden ervaring met thuiswerken. Toch betekende de overschakeling naar permanent telewerk een grote aanpassing. Processen werden aangepast, zowel intern als extern voor de gebruikers van de diensten. Dit verliep relatief eenvoudig voor die processen die al grotendeels gedigitaliseerd waren, voor andere processen was er meer creativiteit nodig om de dienstverlening te waarborgen.
Gedurende de hele periode was er veel aandacht voor de ontwikkeling van nieuwe digitale vaardigheden. Alle medewerkers hadden toegang tot online opleidingen, webinars en instructievideo’s om vlot te leren werken met nieuwe toepassingen voor online vergaderen en samenwerken. Ook OFO, het opleidingscentrum van de federale overheid, bood gedurende de crisis meer en meer opleidingen online aan.
Het permanente telewerk werd door de meeste medewerkers positief onthaald. De betrokkenheid van de medewerkers bij hun taken, dienst en organisatie bleef gedurende de hele periode hoog.
Leidinggevenden werden geïnformeerd en gesensibiliseerd om de samenwerking binnen de teams en met hun medewerkers op te volgen. Ook in onze FOD zagen online koffiepauzes het licht, werden er online teambuilding activiteiten opgezet en werd de praktijk van ‘in checken’ bij de start van een meeting geïntroduceerd.
Door het thuiswerk vervaagden de grenzen tussen privé en werk. De flexibele werkuren om werk en gezin in lockdown periode te kunnen combineren en de digitale mogelijkheden, hadden ook als keerzijde dat veel medewerkers buiten de normale werkuren aan de slag waren. Medewerkers meldden meer moeilijkheden om te deconnecteren van het werk. Over dit thema werd uitvoerig gecommuniceerd en verschillende interne acties opgezet.
Veilige werkomgeving op kantoor én op het terrein
Na de eerste stevige lockdown in het voorjaar 2020 volgden verschillende exit-strategieën. Dit betekende terug mensen op de werkvloer. De werkomgeving moest drastisch aangepast worden om een veilige werkplek te zijn. Zoals in iedere organisatie deden plexiglas, ontsmettingsmiddelen, mondmaskers en vloerstickers hun intrede.
De FOD is ingericht met landschapsbureaus. Om voldoende afstand te kunnen houden, werd het aantal beschikbare plaatsen drastisch verminderd tot een capaciteit van 40%. Deze plaatsen werden voorbehouden voor die medewerkers die hun werk niet thuis kunnen uitvoeren.
Het is in deze momenten dat de veerkracht van een organisatie duidelijk wordt. Iedere medewerker in onze FOD heeft zich flexibel opgesteld en zich aangepast aan de nieuwe realiteit. De collegialiteit onder de medewerkers was groot. De preventieadviseur en de logistieke diensten hebben er steeds voor gezorgd dat de medewerkers in onze kantoren op een veilige manier hun werk konden doen.